Sind Sie eine erfahrene Assistenzkraft auf Top-Management-Ebene, die nach einer neuen Herausforderung sucht?

jobs-schweiz.ch verbindet Top-Talente mit hervorragenden Arbeitgebern in der Schweiz durch eine moderne, KI-gestützte Jobsuche.

Unser Kunde ist eine etablierte Organisation, die sich der Bereitstellung erstklassiger Dienstleistungen in ihrem Bereich verschrieben hat. Das Unternehmen legt großen Wert auf eine innovative und teamorientierte Unternehmenskultur, die gegenseitigen Respekt und Engagement fördert. Als zukünftige Unterstützung in ihrem Team tragen Sie maßgeblich zur effizienten Steuerung der Geschäftsprozesse auf Führungsebene bei.

Executive Assistant C-level (80-100%) (f/m/x) in Grenchen

Ihre Aufgaben

• Planung und Koordination von Geschäftsreisen, einschließlich Reiseplänen, Flügen, Hotels, Transfers, Budgets und Visa, basierend auf Prioritäten und Verfügbarkeit.
• Organisation der Logistik für interne und externe Meetings, Besuche und Veranstaltungen (z. B. Supplier Days, Executive Committees, Kundenveranstaltungen, Marketing Cockpit Meetings).
• Vorbereitung von Präsentationen, Meeting-Materialien und Dokumentationen sowie Empfang der Teilnehmer.
• Proaktive Verwaltung und Synchronisierung der Kalender mehrerer Mitglieder des Executive Committee unter Berücksichtigung von Prioritäten, Anfragen und wiederkehrenden Meetings.
• Koordination von Meetings, einschließlich Planung, Einladungen, Buchung von Besprechungsräumen, Vorbereitung von Dokumenten und Protokollführung.
• Verwaltung und Überwachung eingehender Anfragen, Korrespondenz und Anfragen mit erster Priorisierung.
• Nachverfolgung von Aktionspunkten mit den relevanten Stakeholdern, um eine zeitgerechte Erledigung sicherzustellen.
• Bereitstellung administrativer Unterstützung für Abteilungsaktivitäten, einschließlich Budgetverfolgung und Reporting.
• Bereitstellung administrativer und organisatorischer Unterstützung für Projektmanager bei bereichsübergreifenden Initiativen.
• Bereitstellung ad-hoc administrativer Unterstützung für Mitglieder des Executive Committee nach Bedarf.
• Klare, präzise und strukturierte Kommunikation mit einer Vielzahl von Stakeholdern.
• Zusammenarbeit mit Direktoren, Human Resources und Stakeholdern innerhalb der Organisation.
• Kommunikation mit Lieferanten, institutionellen Partnern und externen Dienstleistern.

Ihr Profil

• Mindestens 10 Jahre Erfahrung als Executive Assistant in der Unterstützung von Führungskräften oder Mitgliedern des Executive Committee.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mit Stakeholdern auf allen Ebenen sowohl intern als auch extern zu interagieren.
• Fließend in Französisch und Englisch.
• Hervorragende Fähigkeiten in der Organisation von Meetings auf Executive-Ebene und Unternehmensveranstaltungen sowie professionelle Vertretung des oberen Managements.
• Hochgradig versiert in Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Excel und Word) und kollaborativen Tools wie SharePoint.
• Erfahrung mit Reporting-Tools und Datenanalyse.
• Abschluss oder Zertifizierung in Executive Assistance, Betriebswirtschaft oder einem gleichwertigen Bereich.
• Erfahrung in einem internationalen Umfeld, idealerweise in der Luxusindustrie.
• Erfahrung in der Organisation von Executive-Meetings und Unternehmensveranstaltungen sowie die Fähigkeit, das obere Management professionell zu vertreten.
• Erforderliche Sprachkenntnisse: Deutsch fließend, Englisch und Französisch ebenfalls notwendig.

Interessiert an dieser Herausforderung?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über jobs-schweiz.ch. Übermitteln Sie uns Ihre Unterlagen einfach, sicher und vertraulich. Unsere spezialisierten Recruiting-Expertinnen und Recruiting-Experten prüfen Ihre Bewerbung persönlich und gleichen Ihre Qualifikationen, Erfahrungen und beruflichen Ziele mit der ausgeschriebenen Position ab. Auch wenn Sie nicht sämtliche Anforderungen erfüllen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen. Möglicherweise passt Ihr Profil zu einer weiteren Position in unserem schweizweiten Unternehmensnetzwerk.

Ihre Vorteile mit jobs-schweiz.ch
jobs-schweiz.ch verbindet Stellenangebote aus der ganzen Schweiz mit einer modernen, KI-gestützten Jobsuche. Durch unser Netzwerk aus regionalen und spezialisierten Jobplattformen finden Sie passende Karrierechancen sowohl in Ihrer Region als auch schweizweit. Unser intelligenter Job-Assistent unterstützt Sie dabei, Stellenangebote besser einzuordnen und herauszufinden, welche Position zu Ihren Erfahrungen, Fähigkeiten und beruflichen Zielen passt.

Hinweis zur Bewerbung
Dieses Stelleninserat kann sich auf eine konkrete Vakanz oder auf mehrere vergleichbare Positionen in derselben Region beziehungsweise Fachrichtung beziehen. Ziel der Ausschreibung ist es, qualifizierte Fach- und Führungskräfte mit passenden Arbeitgebern zusammenzubringen. Jede Bewerbung wird individuell geprüft. Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschliesslich mit Ihrer vorherigen Zustimmung an einen potenziellen Arbeitgeber weitergeleitet.

Vielfalt und Chancengleichheit
Wir begrüssen Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Identität, sexueller Orientierung, Lebensform oder Behinderung.

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Ihre Aufgaben

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• Vorbereitung von Präsentationen, Meeting-Materialien und Dokumentationen sowie Empfang der Teilnehmer.
• Proaktive Verwaltung und Synchronisierung der Kalender mehrerer Mitglieder des Executive Committee unter Berücksichtigung von Prioritäten, Anfragen und wiederkehrenden Meetings.
• Koordination von Meetings, einschließlich Planung, Einladungen, Buchung von Besprechungsräumen, Vorbereitung von Dokumenten und Protokollführung.
• Verwaltung und Überwachung eingehender Anfragen, Korrespondenz und Anfragen mit erster Priorisierung.
• Nachverfolgung von Aktionspunkten mit den relevanten Stakeholdern, um eine zeitgerechte Erledigung sicherzustellen.
• Bereitstellung administrativer Unterstützung für Abteilungsaktivitäten, einschließlich Budgetverfolgung und Reporting.
• Bereitstellung administrativer und organisatorischer Unterstützung für Projektmanager bei bereichsübergreifenden Initiativen.
• Bereitstellung ad-hoc administrativer Unterstützung für Mitglieder des Executive Committee nach Bedarf.
• Klare, präzise und strukturierte Kommunikation mit einer Vielzahl von Stakeholdern.
• Zusammenarbeit mit Direktoren, Human Resources und Stakeholdern innerhalb der Organisation.
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Ihr Profil

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• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mit Stakeholdern auf allen Ebenen sowohl intern als auch extern zu interagieren.
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• Hervorragende Fähigkeiten in der Organisation von Meetings auf Executive-Ebene und Unternehmensveranstaltungen sowie professionelle Vertretung des oberen Managements.
• Hochgradig versiert in Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Excel und Word) und kollaborativen Tools wie SharePoint.
• Erfahrung mit Reporting-Tools und Datenanalyse.
• Abschluss oder Zertifizierung in Executive Assistance, Betriebswirtschaft oder einem gleichwertigen Bereich.
• Erfahrung in einem internationalen Umfeld, idealerweise in der Luxusindustrie.
• Erfahrung in der Organisation von Executive-Meetings und Unternehmensveranstaltungen sowie die Fähigkeit, das obere Management professionell zu vertreten.
• Erforderliche Sprachkenntnisse: Deutsch fließend, Englisch und Französisch ebenfalls notwendig.

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Vielfalt und Chancengleichheit
Wir begrüssen Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Identität, sexueller Orientierung, Lebensform oder Behinderung.